W obecnych czasach większość firm wykorzystuje w swej działalności rozwiązania z branży IT. Dzięki dobremu i niezawodnemu sprzętowi komputerowemu, a także dobrze dobranemu oprogramowaniu, efektywność pracy z pewnością znacznie wzrośnie.

 

Standardowe czy specjalistyczne oprogramowanie biurowe?

Pewnie zadajesz sobie pytanie jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do biura? Teoretycznie pracodawca może ograniczyć oprogramowanie komputerów w firmie do podstawowego pakietu, np. Microsoftu. Komputer taki zapewni pełną funkcjonalność i umożliwi wykonywanie wszelkich niezbędnych zadań.

Zaawansowani pracownicy bez problemu poradzą sobie z tworzeniem skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych i będą czuli się jak ryby w wodzie podczas wykorzystywania wszelkich narzędzi internetowych.

Problem pojawia się w sytuacji, gdy nie każdy pracownik dysponuje odpowiednią wiedzą. Zwłaszcza gdy firma ma dość jasno określony profil działania, a wszystkie procesy muszą być ustandaryzowane. W takich przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie biurowe dostosowane do profilu działalności firmy.

Korzyści z wykorzystywania oprogramowania biurowego

Największą zaletą wiążącą się z wykorzystywaniem specjalistycznego oprogramowania biurowego jest prostota jego obsługi. Dzięki temu, że każdy komputer w biurze będzie posiadał odpowiednie oprogramowanie, efekty pracy wszystkich pracowników będą mierzalne.

Ponadto dobre oprogramowanie zapewnia łatwą komunikację miedzy pracownikami, niezależnie od ich pozycji i roli w firmie. To z kolei zmniejsza czas wykonywania różnych zadań i tym samym wzrasta efektywność całego zespołu. Dla samych pracowników, tego typu oprogramowanie to też zwiększona łatwość w realizacji celów firmy.

Odpowiedni dobór oprogramowania

Z punktu widzenia pracodawcy najistotniejsze jest umiejętne dobranie oprogramowania do profilu firmy. Inne potrzeby będą bowiem mieli pracownicy biura turystycznego, a inne księgowi w dużym biurze rachunkowym.

Na rynku dostępne są rozwiązania dedykowane różnym branżom, często sprawdzone przez setki innych użytkowników.  Dobrym rozwiązaniem jest łączenie różnych rozwiązań. Duże sklepy prowadzące sprzedaż stacjonarną i internetową mogą np. korzystać ze stosownego oprogramowania sklepu internetowego, a jednocześnie optymalizować wszelkie procesy zachodzące w firmie za sprawą oprogramowania biurowego.

Dzięki schematycznym rozwiązaniom i prostocie ich obsługi firma nie traci czasu i zmniejsza ryzyko pojawiania się błędów w komunikacji czy pomyłek na etapie np. obsługi klienta.

Podczas zakupu oprogramowania biurowego należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie licencyjne, czyli na ilość komputerów, na których będzie można wykorzystać dany program.

Istotny będzie także zakres uprawnień użytkowników. Często oprogramowanie tworzone jest w różnych wersjach, zapewniających mniejszą lub większą funkcjonalność. W takich przypadkach należy dobrać je możliwie najlepiej do profilu firmy, zapewniając sobie jednocześnie możliwość rozbudowy takiego oprogramowania.

Bezpieczeństwo danych

W przypadku oprogramowania biurowego niezwykle istotne jest bezpieczeństwo całego systemu. Żadna firma nie może sobie bowiem pozwolić na utratę danych lub ich ujawnienie osobom z zewnątrz. Najlepsze firmy tworzące oprogramowanie biurowe dbają także o zapewnienie im stabilności i bezpieczeństwa przed atakami hakerów i złośliwego oprogramowania.

Jeśli rozwiązania zintegrowane z oprogramowaniem biurowym są niewystarczające, należy zapewnić sobie dodatkową ochroną odpowiednim programem antywirusowym.

Obsługa posprzedażowa

Dedykowane oprogramowanie to także rozwiązania i funkcjonalność niespotykana w innych programach. Z tego powodu istotny jest dostęp do pełnej obsługi posprzedażowej, w tym szkoleń, rozwiązywania problemów i całodobowego kontaktu z działem technicznym.  Dzięki temu gwarantujesz sobie i swojej firmie ciągłość działania.

Jeśli dalej zadajesz sobie pytanie jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do biura, nie zwlekaj i zadzwoń do mnie, a pomogę dokonać Ci odpowiedniego wyboru.

Przeczytaj również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *